Gemeindesoftware auswählen: Checkliste mit 12 Fragen für Gemeinden in Portugal
- Software
- Entscheidung
Kurz erklärt in 30 Sekunden
- Wähle nach dem, was deine Gemeinde jede Woche tut (Menschen erfassen, Belege ausstellen, Dienstpläne machen), nicht nach dem, was die Demo zeigt.
- Verlange einen öffentlichen Preis, kläre, ob es eine Provision auf Spenden gibt, und achte darauf, dass du deine Daten jederzeit exportieren kannst.
- Prüfe die DSGVO (wo die Daten liegen und den Auftragsverarbeitungsvertrag) und die portugiesischen Pflichten: Spendenbelege und Modelo 25.
- Lass dir eine Demo mit deinem echten Fall zeigen und teste eine Woche, bevor du entscheidest.
Für Gemeinden in Portugal. Wähle die Software nach dem, was deine Gemeinde an einem ganz normalen Dienstag tut, nicht nach dem, was die Demo zeigt: Wer erfasst die Menschen, wer stellt die Belege aus, wer macht die Dienstpläne? Verlange einen öffentlichen Preis, sorge dafür, dass du deine Daten exportieren kannst, und prüfe, ob der Anbieter die DSGVO und die portugiesischen Steuerpflichten erfüllt. Die 12 Fragen unten genügen.
Bevor du vergleichst: drei Fragen nur für dich
- Wer wird das System nutzen? Gemeindebüro, Finanzen, Gruppenleitungen, Ehrenamtliche, Mitglieder? Jede Rolle braucht andere Zugriffe.
- Was machen wir heute auf Papier, in Tabellen oder in Nachrichtengruppen? Genau das muss die Software ersetzen.
- Was schmerzt am meisten? Belege? Dienstpläne? Spenden? Kommunikation? Fang dort an.
Die Checkliste mit 12 Fragen
- Ist der Preis öffentlich und nach Stufen gestaffelt?
- Warum es zählt: Es vermeidet Überraschungen, wenn die Gemeinde wächst.
- Warnsignal: „Frag ein Angebot an“, ohne jeden Anhaltspunkt.
- Gibt es eine Provision auf Spenden?
- Warum es zählt: Es ist Geld der Gemeinde, das bei jeder Gabe abgeht.
- Warnsignal: Ein Prozentsatz vom Zehnten, zusätzlich zur Gebühr des Zahlungsanbieters.
- Gibt es eine Mindestlaufzeit oder eine Einrichtungsgebühr?
- Warum es zählt: Freiheit zu gehen.
- Warnsignal: 12-Monats-Vertrag, Einrichtungsgebühr.
- Kann ich alles exportieren?
- Warum es zählt: Die Daten gehören dir.
- Warnsignal: Es gibt nur „einen Bericht“ zum Exportieren.
- Wo liegen die Daten und wer verarbeitet sie?
- Warum es zählt: Religiöse Daten sind eine besondere Kategorie.
- Warnsignal: Kein Auftragsverarbeitungsvertrag und keine Liste der Unterauftragsverarbeiter.
- Gibt es Zugriff nach Rollen?
- Warum es zählt: Die Finanzen müssen keine Gebetsanliegen sehen.
- Warnsignal: Alle Nutzer sehen alles.
- Stellt die Software Spendenbelege aus und hilft beim Modelo 25?
- Warum es zählt: In Portugal ist das Pflicht.
- Warnsignal: Nur allgemeine Belege, ohne NIF.
- Unterstützt sie lokale Zahlungsarten?
- Warum es zählt: Karte, SEPA-Lastschrift und MB WAY.
- Warnsignal: Nur Karte.
- Gibt es sie auf Portugiesisch (Portugal) und in Euro?
- Warum es zählt: Ehrenamtliche und Mitglieder nutzen sie jeden Tag.
- Warnsignal: Begriffe aus Brasilien, Beträge in Dollar.
- Müssen Mitglieder eine App aus einem Store installieren?
- Warum es zählt: Weniger Reibung, weniger Abbrüche.
- Warnsignal: Verlangt von jeder Person ein Konto in einem Store.
- Antwortet der Support in deiner Sprache?
- Warum es zählt: Wenn sonntags etwas ausfällt, hilft es.
- Warnsignal: Nur ein Formular auf Englisch.
- Kann ich das Produkt mit meinem echten Fall sehen, bevor ich abonniere?
- Warum es zählt: Man sieht es erst im Gebrauch.
- Warnsignal: Eine allgemeine Demo, die deine Fragen nicht beantwortet.
So bewertest du in einer Woche
Wenn der Anbieter einen Testzugang gibt, oder nach der Demo und der begleiteten Einrichtung:
- Importiere 20 echte Personen (mit Erlaubnis) oder lege Testprofile an.
- Lege eine Veranstaltung, einen Dienstplan und eine Gruppe an.
- Erfasse eine Spende und stelle den Beleg aus.
- Lade eine Leitung und eine ehrenamtliche Person ein und sieh, ob sie es ohne Hilfe schaffen.
- Exportiere alles und öffne die Datei.
Braucht ein Schritt einen Anruf beim Anbieter, notiere das. Der Support zählt so viel wie das Produkt.
Fragen für die Demo
- „Zeig mir den Bildschirm eines Mitglieds mit den sensibelsten Daten. Wer kann ihn sehen?“
- „Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?“
- „Was kostet eine Gemeinde, die doppelt so groß ist wie meine?“
- „Welche Gebühren gibt es zusätzlich zum Preis des Tarifs?“
Wann Kostenloses reicht
Eine kleine Gemeinde kann mit einem kostenlosen Tarif anfangen, solange die Grenze klar und der Ausstieg leicht ist. Das Risiko ist nicht, wenig zu zahlen, sondern festzusitzen: Prüfe, dass du exportieren und wechseln kannst.
Wo Brado passt
Brado verbindet Website, Mitglieder-App und Verwaltung, mit öffentlichen Preisen in Euro und ohne Mindestlaufzeit bei den Monatstarifen. Die MwSt. hängt vom Land ab und wird im Angebot bestätigt. Wachsen kostet 29 € pro Monat bis 250 Mitglieder, Aufbauen (empfohlen) 69 € pro Monat bis 1.000 Mitglieder und 3 Standorte. Den Tarif Netzwerk für mehrere Gemeinden gibt es auf Anfrage, dazu den Gründerpreis von 24 € pro Monat. Die Provision von Brado auf Spenden beträgt 0 %, die Gebühr des Zahlungsanbieters wird zum Selbstkostenpreis weitergegeben. Die Daten liegen in der EU. Fang mit einer Demo von 30 Minuten an, gefolgt von einer begleiteten Einrichtung. Die Demo findet auf Portugiesisch statt. Wenn du eine andere Sprache bevorzugst, sag es uns im Formular. Details findest du unter Preise, was jedes Modul kann unter Plattform.
Lies auch die Ratgeber zur DSGVO in der Gemeinde, zum Modelo 25 und zu Bargeldgrenze und Spendenbelegen.
Das sind allgemeine Informationen und kein Ersatz für Rechts- oder Steuerberatung.